22/05/2023 9:33:06 SA
Gửi hồ sơ qua bưu điện là một trong những phương tiện phổ biến để trao đổi thông tin giữa các tổ chức và cá nhân. Tuy nhiên, liệu bạn đã biết cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện nhanh chóng và đảm bảo an toàn? Cùng Nasco Express tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm: Cập nhật bảng giá ship bưu điện 2023

Tại sao cần biết cách đóng gói hồ ​sơ gửi bưu điện?

Giấy tờ, hồ sơ thường là những tài liệu chứa nhiều thông tin có tính bảo mật cao. Khi gửi hồ sơ qua bưu điện, đơn hàng sẽ phải trải qua nhiều quy trình vận chuyển. Việc đóng gói đúng cách giúp đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát trong quá trình này. Đây cũng là giải pháp để tránh tình trạng có người tự ý can thiệp hoặc xem được thông tin trong hồ sơ của bạn.
 
Nếu không biết cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện, tài liệu có thể bị rách, gập, ướt hoặc bị mất. Điều này sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, như việc mất mát thông tin, hoặc không thể hoàn thành các thủ tục hành chính, tài chính, hợp đồng, công việc.. v.v. Hơn nữa, việc đóng gói hồ sơ đúng cách còn giúp cho việc vận chuyển được nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả hơn, tránh gây khó khăn cho người gửi và người nhận.
 
Tại sao việc đóng gói hồ sơ lại quan trọng?
Tại sao việc đóng gói hồ sơ lại quan trọng?
Xem thêm: Có nên gửi hàng sang nhật qua bưu điện hay không?

Hướng dẫn cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện đảm bảo an toàn và bảo mật

Nhìn chung cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện khá dễ dàng, bạn chỉ cần thực hiện theo một số bước cơ bản sau:

Chọn bao thư hoặc thùng carton phù hợp với kích thư​ớc của hồ sơ

Việc chọn bao thư hoặc hộp carton có kích thước phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và đảm bảo giấy tờ  không bị móp hoặc lỏng lẻo trong quá trình vận chuyển. Nếu hồ sơ của bạn nhỏ, bạn có thể chọn bao thư cỡ nhỏ vừa vặn để bảo vệ tập tài liệu. Còn nếu hồ sơ có kích thước lớn hơn, bao gồm nhiều giấy tờ, bạn nên đựng chúng trong hộp carton cỡ vừa.

Tiến hành đóng gói và cố định bưu kiện

Ở bước này, bạn cần tiến hành đóng gói kỹ lưỡng và cẩn thận để đảm bảo an toàn cho hồ sơ. Trước hết, bạn cần xếp hồ sơ ngay ngắn trong bao thư hoặc hộp carton đã chọn, sau đó cố định chúng lại. Bạn có thể sử dụng băng keo hoặc dây buộc để cố định, tránh tình trạng đơn hàng bị mở ra trong quá trình vận chuyển.
 
Đa số các tài liệu hồ sơ bằng giấy đều rất dễ bị móp méo hoặc nhàu nát nếu bị tác động lớn từ bên ngoài. Do vậy, bạn nên lựa chọn những loại bao bì dày, có chất lượng bảo vệ tốt, đây là điểm quan trọng cần lưu ý trong cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện đảm bảo an toàn. 
 
Ngoài ra, hãy dán thêm tem niêm phong ở phần đóng mở của tập hồ sơ. Nếu có ai đó cố tình mở tài liệu của bạn ra, lúc kiểm tra hàng bạn có thể dễ dàng nhận ra ngay khi quan sát. Từ đó có căn cứ để làm việc lại với bên vận chuyển. 

Gắn nhãn địa chỉ và tem b​ưu điện

Sau đi đã hoàn tất toàn bộ khâu trong cách đóng gói hàng gửi bưu điện, niêm phong hồ sơ, bạn sẽ tiến hành gắn nhãn địa chỉ và tem bưu điện lên bề mặt của bưu kiện. Hãy đảm bảo thông tin địa chỉ được ghi rõ ràng, chính xác và dễ đọc để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, suôn sẻ nhất.
 
Hướng dẫn đóng gói hồ sơ gửi bưu điện đúng cách
Hướng dẫn đóng gói hồ sơ gửi bưu điện đúng cách

Dịch vụ hỗ trợ đóng gói, bảo quản hàn​g hóa đúng quy cách tại Nasco Express

Khi sử dụng dịch vụ gửi hàng tại Nasco Express, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng trong việc đóng gói, bảo quản hàng hóa đúng quy cách. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, chúng tôi hiểu rằng điều này là vô cùng quan trọng trong quy trình vận chuyển. Do vậy, Nasco Express cam kết đảm bảo hàng hóa của bạn được đóng gói chuyên nghiệp và an toàn, đồng thời tuân thủ các quy định trong nước và quốc tế.
 
Đối với hồ sơ nói riêng cũng như các loại hàng hoá nói chung, Nasco Express sử dụng những vật liệu đóng gói hồ sơ chất lượng cao và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn. Quy trình đóng gói đảm bảo hàng hóa của bạn sẽ được bảo vệ tối đa trong quá trình vận chuyển.
 
Bên cạnh đó, Nasco Express cũng cung cấp các giải pháp bảo quản hàng hoá đa dạng để đáp ứng yêu cầu của từng đơn hàng. Tùy vào tính chất của mặt hàng, chúng tôi sẽ có phương thức bảo quản sao cho phù hợp để tránh ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. 
 
Dịch vụ hỗ trợ đóng gói, bảo quản hàng hoá tại Nasco Express
Dịch vụ hỗ trợ đóng gói, bảo quản hàng hoá tại Nasco Express
Xem thêm: 
Trên đây là một số hướng dẫn về cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện đảm bảo an toàn, bảo mật. Nếu bạn có nhu cầu gửi hàng và quan tâm đến các dịch vụ của Nasco Express, vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ!
 
THÔNG TIN LIÊN HỆ